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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

nov 1 2016

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES DE LA CLÍNICA DE LA RODILLA SAS

​​​​Dando cumplimiento a lo ​dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Clínica de la Rodilla SAS  adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades de atención en salud, comerciales o laborales.​

De esta manera, la Clínica de la Rodilla SAS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de la institución, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades de atención en salud, comerciales y  laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la Clínica de la Rodilla SAS cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

 La Clínica de la Rodilla SAS  se encuentra comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, por lo cual, informa a sus trabajadores, pacientes, clientes y proveedores la adopción de las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales, el cual será de obligatorio cumplimiento para la institución, como responsable y a su vez encargada del tratamiento de dichos datos.

CAMPO DE APLICACIÓN

Las políticas se aplicarán para la recolección, tratamiento y uso de los datos personales de los titulares de los datos que a cualquier título deban suministrar a la Clínica de la Rodilla SAS, que tengan o hayan tenido vínculo laboral o contractual o de otro tipo y que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la entidad, en todo medio de soporte.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU  FINALIDAD

 En todos los casos en que sea suministrada la información por el Titular, este será informado del tratamiento al que serán sometidos los datos y su finalidad y cuando sea requerido se obtendrá el consentimiento expreso que se obtendrá en todos los casos en que se suministren datos sensibles e información privada del Titular.

En los casos en que la información esté sometida a la regulación legal, o custodia a cargo de la institución, tanto el titular como la Clínica se someterán a las normas específicas de retención, comunicación y custodia legal, de modo que la autorización para el tratamiento de datos se entiende irrevocable en lo pertinente y se surte con la solicitud de atención sin formalidad adicional cuando se trate de registros clínicos, pero no alcanzará otros aspectos que no hayan sido específicamente regulados.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Los derechos que tienen los trabajadores, pacientes, clientes y proveedores de la Clínica de la Rodilla SAS  frente al tratamiento de sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.

• Ser informado por la clínica del uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando este no esté sometido a regulación legal o contractual que obligue a la Clínica a su custodia o permita a la Clínica su conservación.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento se considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y solicitar copia a su costo en los casos autorizados por la Ley o las normas institucionales.

DEBERES DE LA CLÍNICA DE LA RODILLA SAS

Cuando La Clínica de la Rodilla SAS es la responsable directa del tratamiento de los datos de sus Titulares, deberá cumplir los siguientes deberes:

 a. Garantizar a los Titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en este documento, copia de la autorización otorgada por el titular del dato.

c. Informar claramente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del usuario.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los trabajadores, pacientes, clientes y proveedores titulares dentro de los términos establecidos en la presente Política.

k. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del trabajador, paciente, cliente o proveedor, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l. Informar a solicitud del trabajador, paciente, cliente o proveedor sobre el uso dado a sus datos.

m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de sus trabajadores, pacientes clientes y proveedores.

n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando la Clínica de la Rodilla SAS realice el tratamiento por cuenta de un tercero (encargado del tratamiento los datos) deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar a los Titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de hábeas data.

2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la presente política.

4. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los trabajadores, pacientes clientes y proveedores en los términos establecidos en la presente política.

6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política.

7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.

11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con respecto al tratamiento de datos.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS 

• Cuando se trata de datos personales públicos.

• Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.

• Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.

• Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.

PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

a. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de los datos sensibles del Titular por parte de la Clínica de la Rodilla SAS  se encuentra prohibida, excepto en los siguientes casos:

• Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés vital del usuario y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

• Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

• Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Y advirtiendo al usuario las siguientes condiciones: a) que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento y b) que de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, deberá establecerse cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad que se dará a los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

3. Para el caso de los datos de salud se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley para ésta.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

PROCESO PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES

 Las consultas de datos personales y reclamaciones sobre el tratamiento de los datos se podrán realizar por el Titular, de acuerdo con el procedimiento establecido para el caso concreto, los registros Clínicos se obtendrán con base en el procedimiento Entrega de Historias Clínicas.

 En caso de consulta se dará respuesta al usuario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la misma dentro del anterior término, se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 En caso de reclamo se dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al empleado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la Clínica de la Rodilla SAS no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al usuario.

Los trabajadores de la Clínica de la Rodilla SAS  podrán acceder y consultar su información personal a través de la Dirección de Gestión Humana de la institución.

Si el trabajador necesita por algún motivo presentar alguna queja o reclamo frente al manejo que se da a su información personal por parte de la institución, o realizar una consulta sobre el funcionamiento o manejo de la misma, la consulta/reclamo elevado por el empleado deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos:

1. Identificación completa del usuario (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).

2. Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.

3. Documentos soportes a los hechos.

4. Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.

 POLÍTICA DE GARANTÍA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con al presente Política adoptada por la Clínica de la Rodilla SAS  para el tratamiento de los datos personales de nuestros Titulares y usuarios, informamos que los mecanismos a través de los cuales se hace uso de éstos son seguros y confidenciales puesto que la clínica cuenta con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que dichos datos sean almacenados de forma segura garantizando la confidencialidad de los mismos y su uso y consulta controlada.

AVISO DE PRIVACIDAD

 Se informa a los Titulares y usuarios de la información en custodia de la Clínica de la Rodilla SAS, que el aviso de privacidad se encuentra publicado la intranet de la institución y se adjunta a los mensajes electrónicos dirigidos a terceros.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales de los Titulares de la información en custodia de la Clínica de la Rodilla SAS  entra en vigencia a partir del día 1 de Noviembre  de 2013.

 


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